Apakah Anda pernah berada di tengah daily meeting atau stand-up meeting yang seharusnya bisa selesai dalam waktu 30 menit tapi ternyata berlangsung sangat lama karena data yang diperlukan untuk meeting tersebut tidak terorganisir, kurang lengkap, atau tidak bisa dianalisis?
Sebuah meeting dikatakan efisien jika bisa berlangsung lebih cepat namun dengan hasil yang sama atau lebih. Apalagi jika soal stand-up meeting di pagi hari atau saat pergantian shift yang harus cepat dan tepat agar tidak mengganggu produktivitas.
Meeting adalah aktivitas sehari-hari di dunia kerja. Sayangnya, banyak meeting sebenarnya hanya membuang waktu dan tidak menyumbang apa pun untuk menjaga pencapaian target tetap pada jalurnya. Kabar baiknya adalah, masalah ini bisa selesai dengan mudah melalui implementasi sistem manajemen harian atau Daily Management System (DMS) untuk menghilangkan rapat yang tidak efisien sama sekali. DMS merupakan seperangkat prosedur standar yang memberikan struktur yang dibutuhkan tim untuk mengevaluasi dan terus meningkatkan pekerjaan mereka sehari-hari melalui pengambilan keputusan yang efektif.
Baca juga: Apa Itu Daily Management System?
DMS yang efektif sangat penting untuk mendorong peningkatan kinerja harian di setiap tingkat di perusahaan untuk memonitor KPI tiap divisi. Adanya DMS bertujuan untuk mendeteksi, memprioritaskan, dan memperbaiki masalah dengan cepat dan menerapkan langkah-langkah untuk mencegah masalah terulang kembali. Inti dari keberadaan DMS adalah untuk mempersingkat waktu siklus antara masing-masing langkah ini.
Lalu, bagaimana menjalankan meeting yang efisien?
Pertama-tama, penting bahwa pemimpin rapat adalah orang yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk kinerja pada area itu. Hal ini akan memastikan otoritas untuk menegakkan disiplin dan meminta pertanggungjawaban anggota tim.
Tidak perlu meeting berjam-jam, durasi meeting biasanya 15-30 menit, dan agenda meeting mencakup tinjauan KPI 24 jam sebelumnya, tinjauan dan perencanaan 24 jam ke depan, status pemecahan masalah, dan tinjauan daftar tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. Keberadaan visual management board terutama dalam bentuk digital akan sangat membantu dalam menjalankan meeting ini. Visual management board menampilkan 5-7 KPI mengalir dari tingkat di atas. KPI ini harus berada dalam kendali tim dan menunjukkan kinerja aktual versus target yang harus dicapai. Definisi, formula dan sumber data juga harus didefinisikan dan didokumentasikan dengan jelas di papan ini. Penting untuk diingat bahwa visual management board atau performance board ini hanya akan efektif jika anggota tim secara aktif menggunakannya sebagai acuan saat mengadakan meeting.
Baca juga: Apa Itu Visual Management Board
Yang mendorong efektivitas sebuah meeting adalah perilaku para pemimpin dan peserta meeting. Seorang pemimpin perlu memiliki gaya partisipatif sementara pada saat yang sama mencontohkan perilaku yang diharapkan seperti ketepatan waktu, urgensi dan kerja tim. Begitu juga anggota tim, mereka harus menunjukkan ketepatan waktu dengan menyelesaikan tindakan tepat waktu. Mereka juga harus siap dengan semua data relevan yang dimasukkan, masalah yang akan meningkat, dan urgensi untuk mengambil tindakan.
