Saat perusahaan kita menggenggam prinsip Lean dan mulai mengembangkan budaya continuous improvement, masalah yang menyangkut SDM jadi semakin terlihat dan seolah tiba-tiba muncul. Padahal, sebenarnya kita saja yang baru menyadari isu ini.
Saat perusahaan mulai melakukan standarisasi proses dan cara kerja untuk mengoptimalkan efisiensi dan alur kerja di perusahaan, memahami bagaimana cara kita, sebagai seorang manajer, mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas sehari-hari dan bagaimana kita melatih anggota tim dalam menguasai keterampilan ini menjadi penting.. Menggunakan skill matrix secara efektif adalah kunci dalam kegiatan pengembangan karyawan Anda untuk menghadapi tantangan baru ini.
Apa itu skill matrix?
Skill matrix adalah sebuah alat visual, berbentuk tabel, yang menampilkan tingkat kemahiran seseorang dalam pengetahuan dan keterampilan tertentu. Skill matrix digunakan untuk mengidentifikasi keterampilan utama yang dibutuhkan di setiap departemen dan dibandingkan dengan tingkat kompetensi karyawan terhadap keterampilan tersebut. Sudah berada di tingkat mana karyawan seorang karyawan, apakah mereka membutuhkan pelatihan lanjutan.
Skill matrix yang baik dapat memicu kepercayaan diri setiap orang dengan tugas-tugas yang dibutuhkan. Dari sini, rencana pelatihan dapat dibuat untuk melatih silang anggota tim Anda, memberikan variasi pekerjaan dan tim yang kuat yang tetap dapat bekerja di level yang sama, bahkan saat ada satu orang pergi.
Kenapa skill matrix begitu penting?
Berapa banyak perusahaan yang mengklaim bahwa karyawan adalah aset terpenting mereka? Terlepas dari benar atau tidak mereka benar-benar menganggap karyawan sebagai aset, yang pasti adalah bahwa output perusahaan yang memuaskan bergantung pada kinerja karyawan yang kuat.
Tapi dengan begitu banyak keterampilan penting yang tersebar di begitu banyak karyawan, bagaimana manajemen dapat mengetahui karyawan mana yang memiliki keterampilan yang mereka butuhkan untuk berhasil dan agar perusahaan dapat berkembang?
Mengembangkan skill matrix penting karena memfokuskan manajemen tentang bagaimana pekerjaan diselesaikan dan apa saja keterampilan dasar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang berkontribusi pada pekerjaan di setiap departemen. Hal ini berkaitan erat dengan standarisasi pekerjaan, memperbaiki semua kebiasaan buruk yang sudah ada turun temurun yang seringkali sudah kehilangan elemen penting dari kualitas dan keamanan saat diturunkan ke orang lain.
Skill matrix juga akan membantu para manajer baru dalam mengenali anggota barunya, siapa yang memiliki keterampilan untuk melaksanakan pekerjaan dengan benar dan apakah mereka kompeten untuk melakukan tugas tanpa pengawasan atau jika mereka membutuhkan bantuan. Menyambut anggota baru ke dalam tim dapat dibuat lebih mudah dengan skill matrix ini karena bisa langsung menunjukkan tugas utama yang biasanya diselesaikan dan memberi mereka pemahaman tentang cara kerja tim tersebut.
Selain itu, saat anggota baru mempelajari keterampilan baru, ada baiknya mengajarkan mereka untuk melihat bahwa setiap keterampilan adalah bagian dari gambaran besar. Cara ini dapat mengurangi rasa frustasi mereka dengan melihat bagaimana setiap bagian yang lebih kecil cocok dengan gambaran keseluruhannya.
Lalu, bagaimana menggunakan skill matrix?
1. Buat daftar keterampilan dan tugas utama
Pertama-tama, identifikasi keterampilan atau tugas utama yang diperlukan untuk menyelesaikan rangkaian pekerjaan di departemen Anda. Buat daftar yang cukup luas, termasuk penggunaan mesin atau tools digital.
2. Lakukan evaluasi tim berdasarkan 5 level
Pelajari setiap keterampilan dan catat tingkat kompetensi setiap orang dalam tim berdasarkan 5 level.
Kosong – karyawan belum atau tidak perlu menyelesaikan tugas
Kuarter 1 – sedang dilatih keterampilannya
Kuarter 2 – mampu melakukan keterampilan dengan pengawasan
Kuartal 3 – mampu melakukan keterampilan tanpa pengawasan
Penuh – sepenuhnya kompeten dan dapat melatih orang lain
3. Buat target skill untuk setiap peran atau departemen
Buat target keterampilan yang harus dikuasai setiap peran. Misalnya untuk karyawan yang bertugas di satu area atau lini produksi, mereka harus memiliki keterampilan dasar pemahaman OEE. Prioritaskan keterampilan yang kritis, yang bisa berdampak pada kerugian jika tidak dilakukan dengan tepat.
4. Definisikan pelatihan yang dibutuhkan
Luangkan waktu untuk meninjau evaluasi yang Anda lakukan dengan setiap orang. Biarkan mereka memberitahu Anda bagaimana perasaan mereka saat melakukan setiap tugas. Apakah mereka merasa perlu pelatihan lebih lanjut? Apakah mereka menginginkan lebih banyak pelatihan di satu atau lebih bidang yang saat ini tidak mereka kerjakan? Gunakan diskusi ini untuk merasakan bagaimana perasaan setiap orang tentang tim dan pekerjaan. Anda bisa menambahkan skill matrix baru ke visual management board yang membantu mengingatkan tim di mana posisi mereka berada dan kemana tujuannya.
5. Buat rencana pelatihan
Setelah skill matrix yang Anda buat selesai, sekarang saatnya untuk mengembangkan rencana pelatihan untuk mulai mengisi skill gap. Buat rencana pelatihan yang memudahkan Anda dan tim dalam mengaksesnya. Buat jadwal yang tidak banyak mengganggu pekerjaan tim Anda namun tetap optimal.
6. Realisasikan rencana pelatihan
Seperti yang kita semua tahu, pelatihan membutuhkan banyak waktu, terlebih di masa pandemi dimana pelatihan offline masih belum memungkinkan. Investasi ke platform digital learning experience bukan ide yang buruk. Tim Anda masih tetap bisa melakukan pelatihan di sela pekerjaan mereka.
7. Lakukan evaluasi rutin
Kebutuhan keterampilan di perusahaan akan terus berubah, maka dari itu Anda harus rutin melakukan evaluasi setiap 6 bulan atau 1 tahun. Entah mengevaluasi kinerja tiap anggota tim dengan tingkat keterampilan mereka, atau evaluasi apakah ada kebutuhan keterampilan baru yang perlu dikuasai tim Anda.
Cek solusi digital learning experience dari Machine Vision Indonesia untuk mendapat gambaran mengenai pelatihan digital di masa pandemi. Digital learning experience dari Machine Vision Indonesia dilengkapi dengan fitur skill matrix dan skill trend yang memudahkan Anda mengidentifikasi keterampilan tim dan kebutuhan masa depan.
