Search
  • Machine Vision Indonesia

Semua Deadline Pasti Selesai Jika Anda Punya Skill Ini



Sebagian besar dari kita sangat berhati-hati tentang bagaimana kita menghabiskan uang. Tapi jika soal waktu, jarang sekali ada yang berpikir bagaimana memanfaatkan waktu yang ada seoptimal mungkin agar produktivitas tetap tinggi. Seringkali kita terjebak dalam situasi banyak deadline yang harus diselesaikan namun tidak cukup waktu untuk menyelesaikannya tepat waktu padahal kita sudah menerapkan manajemen waktu. Bagaimana tidak? Kegiatan kita tidak hanya bekerja, ada kegiatan lain di luar pekerjaan sampai-sampai kita tidak punya waktu luang untuk sekedar “me-time” atau hang-out bersama teman dan keluarga.


Saat kita menolak ajakan dengan alasan “ah, saya tidak punya waktu”, sebenarnya kita bukan tidak punya waktu, melainkan kita payah dalam mengambil keputusan. Kita terlalu sering mengiyakan permintaan yang tidak mungkin, memperlakukan semua hal sebagai sesuatu yang mendesak, tetap hadir dalam rapat meskipun tahu kalau rapat itu tidak penting, tidak mau mendelegasikan tugas karena takut kualitasnya tidak sesuai standar kita, dan yang paling parah, kita tetap bersikeras mengerjakan sesuatu yang sebenarnya bisa diotomatisasi.


Tidak seperti uang, waktu tidak dapat diperoleh kembali. Mampu menggunakan waktu dengan bijaksana dan memiliki waktu luang lebih banyak adalah sebuah kemewahan di zaman serba sibuk ini.


Ada cara mudah untuk memanfaatkan waktu berharga tersebut untuk hal lain. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah percaya pada paradoks bahwa kita sebenarnya bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Langkah selanjutnya, lakukan hal-hal ini


Manfaatkan otomatisasi

Sekarang, hampir semua jenis pekerjaan dapat diotomatisasi. Sayangnya, belum banyak orang memanfaatkan bahkan mengetahui keberadaan sistem/aplikasi yang bisa ditemukan dengan mudah di internet. Beberapa contoh pekerjaan yang bisa diotomatisasi antara lain:


  • Sales: Lead generation & nurturing, pembuatan proposal, meeting preparation, customer & competitor intelligence

  • Marketing: Template email, penjadwalan distribusi konten, content repurposing,

  • IT: Backup data, manajemen jaringan, pemeliharaan PC,

  • HR: Penjadwalan penggajian, seleksi CV

  • Development/programming: Skrip untuk menyalin file dan melakukan tindakan berulang, optimalisasi gambar

  • Customer support: Menyebar survei and kuesioner, menjawab pertanyaan pelanggan


Gunakan komunikasi asinkron

Pernahkah Anda berpikir kenapa begitu banyak orang harus hadir di rapat yang memakan waktu lama padahal sebagian besar dari mereka hanya berkontribusi sedikit bahkan tidak berkontribusi dalam rapat tersebut? Kenapa Anda diminta menghadiri sebuah rapat yang bahkan Anda sebenarnya tidak perlu terlibat? Kenapa perlu ada rapat padahal masalah ini tidak mendesak dan sebenarnya bisa diselesaikan dengan komunikasi kasual melalui chat atau obrolan secara personal?


Rapat adalah salah satu sumber pemborosan waktu yang terbesar, tidak efisien dan membuat kita tidak produktif. Namun hal ini justru merupakan masalah yang umum ditemui di perusahaan. Alih-alih mengadakan rapat, Anda dan tim bisa mulai menggunakan aplikasi chat dan kolaborasi yang sudah banyak beredar di internet.


Tidak semua hal adalah prioritas

Berhentilah memperlakukan semua keputusan seolah itu adalah keputusan besar. Sulit untuk berbicara tentang komunikasi asinkron tanpa mengacu pada apa yang disebut oleh Jeff Bezos dari Amazon sebagai keputusan Tipe 1 dan Tipe 2. Keputusan tipe 1 besar, tidak dapat diubah, dan berisiko tinggi. Keputusan tipe 2 bersifat reversibel. Jika Anda salah, Anda dapat menebus kesalahan tanpa terlalu banyak kerugian yang ditimbulkan. Sebagian besar keputusan kita adalah keputusan Tipe 2, dan harus dibuat dengan cepat. Semakin sedikit keputusan yang diperlakukan sebagai keputusan Tipe 1, semakin sedikit waktu yang akan dihabiskan untuk rapat.


Gabungkan pekerjaan yang bisa digabung

Multitasking adalah mitos, dan task switching membuat kita tidak produktif dan kelelahan, tapi bukan berarti kita tidak bisa menggabungkan tugas. Kita bisa menggabungkan pekerjaan sekaligus, misalnya Anda harus membuat proposal dan materi presentasi untuk klien A, Anda bisa menggabungkan tugas tersebut karena sama-sama untuk klien A.


Dengan melakukan langkah-langkah di atas, semoga kita bisa lebih bisa mengatur prioritas dan menginvestasikan waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dan kehidupan pribadi kita. Nantinya kita tidak hanya dapat merasakan kemewahan berupa lebih banyak waktu luang, tapi kita dapat mengembangkan kehidupan yang lebih bermakna.


Artikel ini menyadur dari tulisan Steve Glaveski di Harvard Business Review


0 comments