Sudah lama ada beberapa tantangan mendasar yang terkait dengan manajemen proses bisnis. Sebagian dari beberapa tantangan tersebut bertanggung jawab atas fakta bahwa masalah yang saat ini terjadi di banyak perusahaan ada kaitannya dengan manajemen proses dan peningkatan.
Masalah pertama yang dialami perusahaan melibatkan penciptaan proses "saat ini" sebuah bisnis. Maksudnya adalah penjelasan tentang bagaimana proses bisnis dilakukan hari ini. Dalam rekayasa ulang proses bisnis, perusahaan lebih cenderung tertarik pada proses untuk menjadi yang lebih baik, dibandingkan melihat proses yang saat ini sedang mereka lakukan. Sehingga, seringkali mereka memiliki sedikit minat untuk mengeksplorasi proses mereka "sebagaimana adanya", atau bagaimana proses saat ini dilakukan.
Padahal memahami proses yang saat ini dilakukan sangat penting untuk mengetahui apakah perusahaan perlu berinvestasi dalam perbaikan, di mana masalah kinerja terjadi, dan berapa banyak variasi yang ada dalam proses di seluruh perusahaan. Akibatnya, beberapa perusahaan cenderung mengabaikan analisis proses saat ini sama sekali, mengadopsi jalan pintas ke sana, atau membayar banyak uang kepada konsultan untuk menganalisis proses mereka saat ini yang apa adanya.
Di sisi lain, perusahaan yang mengadopsi pendekatan peningkatan inkremental cenderung menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menganalisis kondisi saat ini dari sebuah proses. Selain itu, analisis proses ini sering didasarkan pada wawancara dan catatan yang kadang-kadang dianggap terlalu subjektif oleh para eksekutif dan diperlakukan dengan skeptis.
Masalah umum lainnya yang terkait dengan manajemen proses adalah kurangnya koneksi antara proses bisnis dan sistem informasi perusahaan. Beberapa sistem perusahaan berorientasi pada proses, tetapi jarang ada cara mudah untuk memahami bagaimana proses dijalankan dari sistem Informasi sehingga cukup sulit untuk mengumpulkan dan memonitor proses bisnis untuk mengidentifikasi perbaikan.
Di sinilah perusahaan bisa mulai menerapkan process mining. Process mining adalah teknik untuk menganalisis dan memonitor proses internal bisnis untuk mengidentifikasi proses mana yang perlu ditingkatkan. Dalam cara tradisional, proses mining dilakukan dengan mengadakan workshop, atau wawancara yang menghasilkan gambaran proses yang ideal. Atau cara lainnya, karyawan harus menjelajahi tumpukan dokumen untuk akhirnya menemukan data yang relevan dengan apa yang diperlukan.
Process mining menggunakan pendekatan otomatis dan sistematis untuk mendefinisikan fase proses bisnis yang sebenarnya dan mengukur dampak perubahan sepanjang perjalanan transformasi perusahaan. Inti dari process mining terletak pada jejak digital yang dapat diverifikasi dan memiliki catatan waktu, yang telah tersimpan dalam sistem informasi perusahaan. Dari definisi ini, perusahaan tanpa sistem teknologi informasi akan sulit mengambil manfaat dari process mining ini.
Adapun beberapa keuntungan dari process mining antara lain
Proses survei bisa dilakukan di mana saja di seluruh perusahaan pada skala tinggi dan dengan upaya manusia yang rendah
Analisis proses dilakukan secara lengkap dan akurat berdasarkan fakta
Perusahaan dapat memantau proses dan mengukur peningkatan secara terus menerus
Mengidentifikasi dan mengurangi bottleneck, penyimpangan, dan proses lainnya yang tidak efisien yang bisa diotomatisasi
Menyederhanakan pemenuhan terhadap aturan dengan merekam jejak audit
Process mining dapat digunakan di industri apapun, mulai dari perbankan, ritel, manufaktur, dan sebagainya
Membantu Anda melakukan analisis semua proses di area fungsional apa pun mulai dari shop floor, penjualan, supply chain dan lain-lain
Salah satu perusahaan yang telah cukup lama mengadopsi process mining adalah Walmart. Raksasa ritel ini memiliki lebih dari 20.000 toko di 28 negara dan telah menghabiskan lima tahun terakhir membangun cloud data pribadi terbesar di dunia. Cloud pribadi ini membantu mereka bersaing lebih baik dengan kompetitornya dan memproses 2,5 petabyte (satu kuadriliun) data setiap jam.
Walmart tidak akan dapat mencapai peningkatan proses bisnis dalam skala besar tanpa process mining. Kelebihan process mining yang cepat dan terukur memberi Walmart manfaat melalui fokus objektif berbasis data pada anomali proses, bottleneck, pemborosan, dan kemungkinan adanya peluang tersembunyi. Walmart mengatakan bahwa big data yang didukung oleh process mining digunakan sebagai bagian penting dari strategi mereka untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pelanggan mereka dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
“Check Out with Me,” yang diluncurkan pada April 2018, adalah upaya Walmart untuk memotong bagian proses pembayaran yang membuat frustrasi dan memakan waktu. Pelanggan mendorong barang-barang mereka ke mobil mereka, dan seorang kasir yang menunggu di tempat parkir akan memindai barang-barang dan menyelesaikan pembayaran menggunakan kartu.
Process mining membantu menentukan proses spesifik yang memiliki delay yang signifikan. Dengan peluncuran peningkatan proses ini, Walmart akan dapat mengukur fluktuasi waktu checkout dan kepuasan pelanggan untuk memutuskan apakah "Check Out with Me" harus diperluas secara nasional atau global.
Tidak hanya ritel, industri seperti manufaktur, logistik, farmasi, layanan makanan, sektor publik, hingga pariwisata, semua bisa memanfaatkan process mining untuk meningkatkan proses bisnis. Di mana ada jejak digital, di situlah ada potensi untuk mengimplementasikan process mining. Teknologi ini akan segera menjadi bagian dari Industri 4.0, dengan tren otomatisasi dan pertukaran data saat ini dalam teknologi manufaktur.
