Jika shop-floor Anda masih menggunakan kertas untuk mengajukan work order maka saatnya beralih ke CMMS (Computerized Maintenance Management System) untuk menghemat biaya dan waktu, sekaligus membantu Anda meningkatkan kehandalan. Namun melakukan transisi tersebut dapat memakan waktu cukup lama antara enam bulan sampai satu tahun. Tetapi jika diterapkan dengan benar, dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.
Apa itu Work Order?
Work order adalah perintah kerja. Perintah kerja adalah dokumen formal (digital atau kertas) yang menjelaskan pekerjaan maintenance yang disetujui untuk dilaksanakan (yaitu, permintaan pekerjaan yang disetujui). Permintaan pekerjaan dapat diajukan ke bagian maintenance oleh staf mereka, tergantung jenis bisnis, industri, dan fasilitas yang dikelola. Selain itu, perintah kerja memberikan perincian tentang pekerjaan yang harus diselesaikan, seperti lokasi, skill, dan alat yang diperlukan.
Informasi yang ada pada perintah kerja meliputi:
Deskripsi tugas atau kebutuhan
Nama departemen atau individu yang meminta
Perkiraan tanggal penyelesaian
Nama orang atau tim untuk menyelesaikan tugas (internal atau pihak ketiga)
Lokasi kegiatan (nama fasilitas, atau nama area di dalam shop-floor)
Prasyarat untuk menyelesaikan tujuan akhir (suku cadang, alat, dokumentasi)
Informasi tentang perintah kerja disediakan dengan tujuan untuk menjelaskan kebutuhan, menjadwalkan sumber daya, merinci instruksi, dan memperkirakan biaya suku cadang dan tenaga kerja. Penggunaan CMMS juga memungkinkan pemeliharaan untuk menjadwalkan dan mendokumentasikan pekerjaan berulang, seperti aktivitas preventive maintenance bulanan, dan secara otomatis menghasilkan dan memantau data perintah kerja.
Kenapa Perlu Beralih ke CMMS?
1. Informasi Mudah Diakses
Pertama, CMMS membuat informasi lebih mudah di akses. Dibandingkan menyembunyikan catatan pemeliharaan di sistem arsip, Anda dapat mencari perintah kerja sebelumnya dengan pencarian cepat. Jika Anda ingin melihat data historis untuk melakukan root cause analysis pada aset, proses ini akan lebih sederhana jika data tersebut ditempatkan di pusat database terkomputerisasi.
2. Menyederhanakan analisis data
Sistem modern CMMS melakukan lebih dari sekedar menyimpan data perintah kerja. Mereka juga menyediakan berbagai alat yang dirancang untuk membantu tim pemeliharaan menganalisis data untuk perencanaan. Misalnya, CMMS yang handal memudahkan pembuatan laporan visual khusus untuk digunakan dalam manajemen aset dan menganalisis data dengan cepat guna meningkatkan proses pemeliharaan. Selain itu, kompatibilitas dengan software lain memungkinkan analisis yang lebih besar tanpa kesulitan memilah-milah ratusan formulir kertas.
3. Fokus pada tugas yang lebih penting
Catatan kertas dapat memperlambat operasional Anda. Tidak hanya membutuhkan waktu untuk mentransfer informasi dari perintah kerja kertas ke catatan tetapi perlu memberikan waktu untuk menyimpan dengan benar.
Misalnya, jika ingin mencari informasi terkait perintah kerja akan memakan jam kerja untuk mencari di berkas fisik yang seharusnya waktu tersebut dapat dialokasikan untuk pekerjaan lainnya. Dengan beralih ke CMMS untuk menangani perintah kerja, Anda dapat menggunakan jam kerja tersebut untuk tugas yang lebih produktif.
4. Mengurangi biaya manajemen file
Pemeliharaan lemari arsip menghabiskan uang selain perlu membeli lemari arsip, tapi perlu pertimbangan merekrut staf khusus untuk melakukan manajemen file. Memastikan dokumen tetap aman, rapi, dan terkini dapat menjadi mahal. Di sisi lain, mengelola perintah kerja menggunakan CMMS dapat merampingkan proses manajemen file.
8 Langkah Memulai CMMS
1. Buat garis besar tujuan Anda
Langkah pertama untuk implementasi CMMS adalah menetapkan apa yang ingin Anda capai. Beberapa tujuan yang dapat didiskusikan dengan tim pemeliharaan, sepertI:
Dukungan lebih baik untuk preventive maintenance
Mengurangi biaya maintenance
Peningkatan uptime peralatan
Peningkatan manajemen inventaris MRO
Peningkatan mobilitas tenaga kerja
Dukungan pelacakan kesehatan aset
Tujuan yang ingin Anda capai akan menentukan bagaimana implementasi CMMS. Dan akan membantu Anda memilih CMMS dengan fitur yang tepat untuk shop-floor sementara mendukung rencana implementasi yang kuat.
2. Kumpulkan tim implementasi
Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan tim implementasi yang kuat. Tim terdiri dari manajemen dan staff. Secara umum, yang perlu dilihat dalam memilih tim implementasi adalah:
Familiar dengan teknologi
Pola pikir analitis
Detail-oriented
Skill komunikasi dan interpersonal
Paham dengan bagaimana bisnis bekerja akan sangat membantu seperti alur kerja maintenance, atau cara mengatur data saat ini. Selain itu, salah satu anggota tim harus dapat membantu kru pemeliharaan lainnya dalam menggunakan sistem baru, baik dalam hal pelatihan maupun dalam membantu mereka memahami bagaimana hal itu membuat cara kerja mereka lebih mudah.
3. Memilih CMMS yang user-friendly
Setelah selesai membentuk tim, maka perlu mencari CMMS dengan fitur terbaik yang sesuai dengan kebutuhan tim maintenance. Selain sesuai dengan kebutuhan, penting memilih CMMS yang mudah digunakan. Dengan hal tersebut tidak hanya memudahkan implementasi, tetapi memudahkan adaptasi staf maintenance dalam menggunakannya sehari-hari.
4. Buat rencana implementasi
Rencana penerapan Anda harus memperhitungkan hal-hal berikut:
Sumber daya dan personel yang diperlukan untuk mengumpulkan data yang akan dimasukkan ke dalam CMMS
Bagaimana data aset dan perintah kerja akan dikumpulkan
Bagaimana data akan diklasifikasikan dan diatur
Siapa yang akan melakukan setiap tugas
Mengumpulkan data tentang aset, menguraikan skema penomoran yang jelas, dll.
Periode waktu untuk setiap milestone
Tanpa rencana yang jelas, implementasi kemungkinan besar akan gagal memenuhi harapan Anda, jadi luangkan waktu untuk menyusunnya.
5. Buat daftar aset dengan tagihan bahan
CMMS membantu mengatur upaya pemeliharaan dan manajemen aset Anda. Untuk memastikan semuanya ditransfer secara akurat ke sistem, memerlukan daftar lengkap semua aset yang simpan di shop-floor. Mungkin terhasut untuk tetap menggunakan item yang paling penting atau mesin yang paling sering rusak, tetapi penting untuk melakukannya selengkap mungkin di sini.
Seiring dengan setiap aset dalam daftar Anda, sertakan juga tagihan bahan. Memiliki BOM untuk setiap aset akan membantu di masa mendatang, karena Anda menggunakan CMMS untuk membuat perintah kerja.
Jika menarik informasi dari rekaman yang ada, sebaiknya konfirmasikan data dengan inventaris fisik. Melakukannya akan memastikan data dalam CMMS sesuai dengan kondisi nyata di shop-floor.
6. Menempatkan CMMS
Dengan menstandarisasi istilah dan kode di setiap bagian, mode gagal, dan aset, dan dengan data yang telah ada terkumpul maka saatnya untuk menempatkan CMMS.
Menetapkan siapa yang akan melakukan pengisian data berdasarkan tenaga kerja. Hal ini bisa dilakukan jika kode dan metode pengisian data Anda telah konsisten.
7. Melatih tim menggunakan CMMS
Pelatihan dalam menggunakan CMMS rata-rata mencakup dua tujuan terpisah, seperti:
Membantu personel menguasai keterampilan dan proses yang diperlukan untuk menggunakan sistem
Mendemonstrasikan manfaat menggunakan CMMS untuk mengelola work order
Tim mungkin memerlukan pelatihan keterampilan komputer, serta tentang cara menggunakan software yang Anda pilih. Selain itu, pelatihan harus membantu tim Anda mengikuti proses yang konsisten saat menggunakan sistem. Perlu diingat bahwa pelatihan dilakukan tidak hanya sekali, karena perlu review tim Anda sehari-hari.
8. Pembaruan CMMS dan prosesnya
Setelah CMMS berhasil diimplementasikan, akan lebih baik jika terus diperbarui. Dengan bisnis yang terus berkembang, keperluan maintenance akan berubah, dan perlu menambahkan fitur-fitur lain di sistem Anda.
Lakukan audit rutin untuk memeriksa integritas data atau untuk menemukan titik lemah dalam alur kerja CMMS, lalu gunakan temuan Anda untuk melakukan perbaikan.
Sementara proses beralih dari perintah kerja kertas ke CMMS dapat memakan waktu, penghematan biaya jangka panjang sangat berharga. Dengan rencana yang solid dan proses yang konsisten, penerapan Anda akan berhasil.
