Semua bisnis beroperasi dengan data, informasi yang dihasilkan dari berbagai sumber internal dan eksternal perusahaan. Saluran data ini berfungsi sebagai mata bagi para eksekutif, memberi mereka informasi analitis tentang apa yang terjadi dengan bisnis dan pasar. Oleh karena itu, setiap kesalahpahaman, ketidaktepatan, atau kurangnya informasi dapat menyebabkan pandangan yang menyimpang dari situasi pasar serta operasi internal, yang tentunya berdampak ke pengambilan keputusan yang buruk.
Membuat keputusan berdasarkan data memerlukan pandangan 360 derajat dari semua aspek bisnis bahkan yang tidak terpikir oleh Anda. Tapi bagaimana mengubah potongan data yang tidak terstruktur menjadi sesuatu yang berguna? Jawabannya tentu saja business intelligence (BI).
Business intelligence atau BI adalah seperangkat praktik pengumpulan, penataan, analisis, dan mengubah data mentah menjadi wawasan bisnis yang dapat ditindaklanjuti. BI menggunakan metode dan alat yang mengubah kumpulan data tidak terstruktur, menyusunnya menjadi laporan atau dasbor informasi yang mudah dipahami. Tujuan utama BI adalah untuk memberikan wawasan bisnis yang dapat ditindaklanjuti dan mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data.
Baca juga: Definisi dan Alur Business Intelligence
Seluruh proses BI dapat dibagi menjadi empat tahap mulai dari pengumpulan data, standarisasi data, analisis dan pelaporan. Bagian terbesar dari implementasi BI adalah penggunaan teknologi yang melakukan pemrosesan data. Alat dan teknologi yang berbeda membentuk infrastruktur BI. Seringnya, infrastruktur ini mencakup teknologi penyimpanan, pemrosesan, dan pelaporan data seperti:
Sumber data
ETL (Extract, Transform, Load) or data integration tools
Gudang data
Online analytical processing cubes
Data marts
Reporting (BI) tools
BI adalah proses yang didorong oleh teknologi yang sangat bergantung pada input. Teknologi yang digunakan di BI untuk mengubah data tidak terstruktur atau semi terstruktur juga dapat digunakan untuk data mining, serta menjadi alat front-end untuk bekerja dengan big data.
Ketika kita berbicara tentang implementasi dan integrasi BI ke dalam perusahaan, ada tahapan yang bisa diikuti agar implementasi bisa berjalan dengan baik dan semua lapisan di perusahaan bisa memanfaatkannya.
Langkah 1: Perkenalkan BI kepada karyawan dan stakeholder
Dimulai dari hal dasar, pertama-tama Anda harus jelaskan arti BI kepada semua stakeholder dan karyawan. Saling pengertian sangat penting di sini karena karyawan dari berbagai departemen akan terlibat dalam pemrosesan data. Jadi, pastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan tidak membingungkan BI dengan analisis prediktif.
Tujuan lain dari fase ini adalah untuk memperkenalkan konsep BI kepada orang-orang kunci yang akan terlibat dalam pengelolaan data. Anda harus mendefinisikan masalah aktual yang ingin Anda tangani, menetapkan KPI, dan mengatur spesialis yang diperlukan untuk meluncurkan inisiatif BI Anda.
Penting untuk disebutkan bahwa pada tahap ini, Anda, secara teknis, akan membuat asumsi tentang sumber data dan standar yang ditetapkan untuk mengontrol aliran data. Anda akan dapat memverifikasi asumsi Anda dan menentukan alur kerja data Anda di tahap selanjutnya. Itulah mengapa Anda harus siap untuk mengubah saluran sumber data dan susunan tim Anda.
Langkah 2: Pilih alat atau pertimbangkan solusi khusus
Menyusun dokumen persyaratan untuk sistem BI adalah poin kunci untuk memahami tools apa yang Anda butuhkan. Apakah cukup dengan tools default yang tersedia dari vendor atau Anda butuh solusi khusus yang benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan Anda Membangun ekosistem BI sendiri dapat dipertimbangkan karena beberapa alasan yaitu
Keamanan data yang dianggap confidential
Tidak semua tools BI yang tersedia dapat memenuhi kebutuhan industri Anda
Bekerja dengan big data membutuhkan fleksibilitas yang tinggi dalam hal memilih infrastruktur.
Langkah 3: Kumpulkan tim BI
Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan sekelompok orang dari berbagai departemen di perusahaan Anda untuk menjalankan strategi BI. Mengapa Anda bahkan perlu membuat grup seperti itu? Jawabannya sederhana. Tim BI membantu mengumpulkan perwakilan dari berbagai departemen untuk menyederhanakan komunikasi dan mendapatkan wawasan khusus departemen tentang data yang diperlukan dan sumbernya. Jadi, susunan tim BI Anda harus mencakup dua kategori utama orang yaitu perwakilan domain dari berbagai departemen yang bertanggung jawab memberi tim akses ke sumber data, dan anggota khusus BI yang akan memimpin proses pengembangan dan membuat keputusan arsitektural, teknis, dan strategis. Data analyst juga harus menjadi bagian dari tim BI untuk menyediakan tim dengan keahlian dalam validasi data, pengolahan, dan visualisasi data.
Langkah 4: Dokumentasikan strategi BI Anda
Setelah Anda memiliki tim dan mempertimbangkan sumber data yang diperlukan untuk masalah spesifik Anda, Anda dapat mulai mengembangkan strategi BI. Anda dapat mendokumentasikan strategi Anda menggunakan dokumen strategis tradisional seperti product roadmap . Strategi business intelligence dapat mencakup berbagai komponen tergantung pada industri, ukuran perusahaan, persaingan, dan model bisnis Anda. Namun, komponen yang direkomendasikan adalah:
Sumber data
KPI industri
Standar pelaporan
Jenis alur pelaporan dan end user
Dalam jenis alur pelaporan, Anda juga bisa memilih antara BI tradisional atau self-service BI.
Langkah 5: Siapkan alat integrasi data
Ada berbagai elemen struktural arsitektur BI yang harus Anda kembangkan jika Anda ingin membuat solusi khusus untuk perusahaan Anda. Salah satu elemen inti dari setiap arsitektur BI adalah gudang data . Gudang adalah database yang menyimpan informasi Anda dalam format yang telah ditentukan, biasanya telah terstruktur, diklasifikasikan, dan dibersihkan dari kesalahan.
Jika data Anda tidak diproses sebelumnya, akan sulit bagi sistem BI Anda untuk mengolah data. Untuk alasan ini, Anda tidak dapat langsung menghubungkan gudang data Anda dengan sumber informasi Anda. Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan sistem ETL (Extract, Transform, Load) atau alat integrasi data. Mereka akan memproses data mentah dari sumber awal dan mengirimkannya ke gudang dalam tiga langkah berturut-turut:
Ekstraksi data. Alat ETL mengambil data dari sumber data termasuk ERP, CRM, analitik, dan spreadsheet.
Transformasi data. Setelah diekstraksi, alat ETL memulai pemrosesan data. Semua data yang diekstraksi dianalisis, duplikatnya dihapus, dan kemudian distandarisasi, diurutkan, difilter, dan diverifikasi.
Pemuatan data. Pada fase ini, data yang diubah diunggah ke gudang data.
Langkah 6: Konfigurasikan gudang data dan pilih pendekatan arsitektur
Setelah Anda melakukan konfigurasi transmisi data dari sumber yang dipilih, sekarang Anda harus menyiapkan gudang untuk menyimpan data tersebut. Dalam BI, gudang data adalah jenis database tertentu yang biasanya menyimpan informasi historis dalam format SQL. Gudang data terhubung dengan sumber data dan sistem ETL di satu sisi dan dashboard pelaporan di sisi lain. Hal ini memungkinkan untuk menyajikan data dari berbagai sistem melalui satu dashboard interface.
Ada beberapa pendekatan arsitektur yang bisa dipilih untuk sistem BI seperti kombinasi gudang data dan kubus pemrosesan analitik online (OLAP Cube), gudang data dan data mart, atau arsitektur hybrid yang menggabungkan gudang data, OLAP Cube dan data mart.
Langkah 7: Terapkan alat pelaporan dan dasbor untuk end-user
Aplikasi BI modern menawarkan beberapa cara untuk menyajikan data yang diperlukan. Di masa lalu, BI hanya dapat menghasilkan laporan statis, berdasarkan peristiwa masa depan dan masa lalu. Saat ini, BI mampu menghasilkan dasbor interaktif dengan porsi informasi yang dapat disesuaikan.
Cara paling berharga untuk menyajikan informasi dianggap sebagai pelaporan ad hoc. Pada dasarnya, pelaporan ad hoc adalah laporan real-time yang dapat disesuaikan yang digunakan untuk menemukan jawaban atas satu pertanyaan bisnis tertentu. Jenis pelaporan ini digunakan untuk laporan harian atau mingguan, sebagai versi yang lebih lengkap, karena pengguna akan menarik data dari gudang tepat pada saat melihat laporan.
Langkah 8: Lakukan pelatihan untuk pengguna akhir
Tentu saja dalam setiap inisiasi teknologi dan sistem baru, perusahaan harus memberikan pelatihan pada orang-orang yang akan menggunakannya agar investasi teknologi yang sudah dibuat tidak menjadi sia-sia
Artikel ini merangkum dari tulisan Altexsoft di Medium
