Atasi Tantangan Maintenance dengan 4 Fitur CMMS

Dalam era digital, pengelolaan maintenance menjadi kunci untuk menjaga operasional bisnis tetap optimal. CMMS (Computerized Maintenance Management System) menjadi solusi penting dalam mengatasi tantangan ini. CMMS membantu perusahaan mengelola peralatan dan aset dengan lebih efisien, mengurangi downtime, dan meningkatkan produktivitas.

Dalam artikel ini, kita akan mengenal empat fitur CMMS yang unggulan: Work Order Management, Schedule Maintenance Planner, Asset Record, dan Maintenance Analytics. Keempat fitur ini dapat menjadi solusi efektif untuk mengatasi berbagai masalah dalam pengelolaan maintenance. Simak selengkapnya! 

Fitur 1: Work Order Management 

Work Order Management merupakan salah satu fitur kunci dalam CMMS yang memudahkan proses pembuatan, penugasan, penyelesaian, dan dokumentasi perintah kerja digital. Berikut beberapa tools yang perkiraan akan disertakan dalam fitur ini:

• Portal Permintaan Kerja: Memungkinkan staf di luar bagian maintenance untuk membuat dan melacak permintaan kerja maintenance menggunakan formulir permintaan kustom.

• Hirarki Aset: Memudahkan pencarian aset atau kelompok aset dan mengaitkan work order dengan mereka.

• Instruksi dan Dokumen: Memungkinkan penambahan daftar tugas, manual, foto, dan lainnya pada work order untuk panduan yang jelas.

• Suku Cadang dan Peralatan Keselamatan: Menyediakan daftar semua suku cadang dan peralatan keselamatan yang diperlukan untuk pekerjaan.

• Kode Kegagalan: Membantu dalam menguraikan masalah, penyebab, dan tindakan yang direkomendasikan untuk kegagalan aset.

• Informasi Logistik: Memungkinkan penetapan batas waktu, pemilihan tingkat prioritas, dan penugasan teknisi untuk tugas.

• Catatan: Memungkinkan penambahan detail tambahan, seperti suara aneh yang dihasilkan mesin sebelum rusak.

• Pelacakan: Menawarkan pembaruan status secara real-time pada pekerjaan, pemantauan biaya, dan penyimpanan perintah kerja yang sudah ditutup.

Menggunakan work order management digital dapat menyelesaikan tiga tantangan utama yang dihadapi tim maintenance. seperti:

1. Downtime:

• Menyederhanakan dan mempercepat proses work order dibandingkan menggunakan kertas atau Excel.

• Pembuatan, penugasan, dan penyelesaian perintah kerja yang lebih cepat mengurangi downtime.

• Mesin dapat kembali beroperasi lebih cepat dan menjaga kesehatan aset yang optimal lebih lama.

1. Ketidakefisienan:

• Memungkinkan staf untuk segera mendokumentasikan, mengajukan, dan melihat permintaan tanpa duplikasi atau mencari file fisik.

• Teknisi dapat mengakses sumber daya yang diperlukan dengan cepat, memastikan tugas diselesaikan dengan efisien, tepat, dan aman.

1. Kurangnya Informasi:

• Memastikan semua detail tugas tersedia dengan mudah.

• Meningkatkan hasil standar, mempermudah pemecahan masalah maintenance, dan memudahkan pengambilan keputusan yang informasif.

• Maksimalkan kesehatan aset dengan menyediakan informasi yang lengkap kapan pun diperlukan.

Fitur 2: Schedule Maintenance Planner

Salah satu tools di CMMS yang memudahkan jadwal maintenance dengan fitur-fitur berikut: 

• PM Triggers: Memulai pekerjaan untuk tugas yang dijadwalkan berdasarkan waktu, penggunaan, kondisi, atau peristiwa.

• Kalender: Melihat jadwal semua orang dan menugaskan tugas berdasarkan beban kerja.

• Maintenance Forecasting: Menghubungkan tugas yang akan datang dengan pembelian inventaris dan jadwal kerja.

• Daftar Periksa Inspeksi: Melampirkan daftar tugas inspeksi, termasuk pedoman lulus atau gagal.

• Metrik Maintenance Terjadwal: Melihat metrik seperti kepatuhan maintenance yang direncanakan.

• Semua elemen dari Work Order Management: Menambahkan semua informasi yang tersedia untuk work order ke tugas maintenance yang dijadwalkan.

Dengan tools ini dapat  mencegah alur kerja maintenance dari tiga masalah besar, yaitu::

1. Bergantung pada Maintenance Reaktif

Keuntungan terbesar dari fitur ini adalah membantu dalam membangun program preventive maintenance dan mengurangi jumlah masalah yang harus ditangani tim maintenance setiap hari, meningkatkan segala hal mulai dari keselamatan hingga produksi.

1. Melakukan Terlalu Banyak Preventive Maintenance:

Ya, ada hal seperti terlalu banyak preventive maintenance. Tools ini akan membantu tim menemukan frekuensi tugas terbaik, sehingga peralatan dan staf tidak pernah kelelahan.

1. Pengeluaran Berlebih:

Tools planner memberi gambaran lengkap tentang setiap bagian yang diperlukan untuk maintenance terjadwal, sehingga Anda tidak pernah memesan terlalu banyak suku cadang, menugaskan terlalu banyak orang, membayar terlalu mahal untuk pengiriman cepat, atau kehilangan pandangan tentang bagaimana departemen Anda berperforma. Setiap pengeluaran dioptimalkan.

Fitur 3: Asset Record 

Fitur Asset Record dalam CMMS memungkinkan untuk mengelola informasi aset dengan lebih terstruktur dan efisien. Berikut beberapa alat yang disertakan dalam fitur ini:

• Pengelompokan Aset: Membuat dan mengelola grup aset berdasarkan jenis, lokasi, atau departemen.

• Detail Aset: Menyimpan informasi penting tentang aset seperti nomor seri, tanggal pembelian, garansi, dan informasi lainnya.

• History Maintenance: Catat semua kegiatan pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan pada aset.

• Dokumen Terkait Aset: Lampirkan manual, gambar, dan dokumen lain yang berkaitan dengan aset untuk referensi.

• Status Aset: Pantau status aset seperti kondisi, lokasi, dan ketersediaan.

• Pembaruan Aset: Memungkinkan pembaruan informasi aset secara berkala untuk keakuratan data.

Dengan fitur ini, Anda dapat memiliki visibilitas yang lebih baik dan kontrol atas seluruh aset perusahaan, memastikan penggunaan yang optimal dan pemeliharaan yang tepat waktu.

Fitur ini membantu mengatasi beberapa masalah utama yang sering dihadapi oleh perusahaan:

1. Kurangnya Informasi Aset:

Dengan menyimpan semua detail aset yang terpusat, perusahaan dapat dengan mudah mengakses dan memanfaatkan informasi tersebut untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Selain itu, akan memudahkan proses audit yang biasanya membutuhkan informasi spesifik mengenai aset dan pemeliharaan nya. 

1. Kehilangan atau Kerusakan Aset

Dengan memantau status dan history aset, perusahaan dapat mengidentifikasi dan menangani masalah sebelum menjadi lebih serius, mencegah kehilangan atau kerusakan aset yang mahal.

1. Kesulitan dalam Maintenance

Dengan history maintenance yang lengkap membantu perusahaan dalam merencanakan dan menjadwalkan pemeliharaan dengan lebih efisien, memperpanjang umur aset dan mengurangi downtime.

Fitur 4: Maintenance Analytics

Fitur ini pada dasarnya memberikan wawasan komprehensif mengenai seluruh operasi maintenance. Ini utamanya difasilitasi melalui dashboard CMMS pusat dan beberapa tools lainnya seperti berikut:

• Dashboard: Tampilkan metrik kinerja maintenance dalam bentuk grafik dan angka untuk memudahkan pemahaman.

• Prediksi Kegagalan: Gunakan data historis untuk memprediksi kemungkinan kegagalan aset di masa depan.

• Optimasi Jadwal Maintenance: Analisis data untuk menentukan frekuensi dan timing yang optimal untuk pemeliharaan.

• Notifikasi Proaktif: Dapatkan notifikasi tentang potensi masalah sebelum menjadi lebih serius.

Dengan fitur ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu, mengurangi downtime, dan meningkatkan efisiensi operasional. Fitur ini juga dapat membantu mengatasi beberapa masalah utama yang sering dihadapi, seperti:

1. Pengambilan Keputusan yang Tidak Tepat

Dengan analitik yang akurat, perusahaan dapat membuat keputusan berdasarkan data yang valid, bukan hanya perkiraan atau intuisi

1. Menjembatani Kesenjangan Komunikasi:

Dengan data langsung yang disajikan pada dashboard, Anda tidak hanya mendapatkan perspektif waktu nyata tetapi dengan membagikan dashboard, seluruh tim tetap berada pada halaman yang sama mengenai metrik penting. Ini menghilangkan silo informasi dan memastikan semua orang dengan informasi yang tepat dan sama.

1. Meningkatkan Umur Pemeliharaan Aset

Keuntungan terbesar memiliki data yang tepat adalah kemampuan untuk meneliti efisiensi tim. Dengan menganalisis indikator kinerja kunci (KPI), Anda dapat menentukan area yang memerlukan perhatian. Tindakan korektif kemudian dapat diterapkan untuk memperkuat kesehatan dan umur pemeliharaan aset.

Kesimpulan

Setelah membaca penjelasan empat fitur CMMS yang telah kita bahas, dapat disimpulkan bahwa penggunaan CMMS sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi maintenance dalam perusahaan. Berdasarkan studi dari Journal of Maintenance Engineering, perusahaan yang mengimplementasikan CMMS melaporkan peningkatan efisiensi pemeliharaan hingga 20-30% dan pengurangan downtime hingga 45%. Fitur-fitur seperti Work Order Management, Schedule Maintenance Planner, Catatan Aset, dan Maintenance Analytics memberikan solusi konkret untuk mengatasi berbagai tantangan dalam pengelolaan maintenance.

Tertarik untuk meningkatkan operasi maintenance dan ingin mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana CMMS dapat membantu? Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan informasi lebih lanjut dan konsultasi gratis. Machine Vision sebagai salah satu partner yang telah dipercaya beberapa perusahaan memulai transformasi digital, siap membantu Anda memilih dan mengimplementasikan solusi CMMS yang sesuai dengan kebutuhan dan skala operasional perusahaan. 

Jadikan maintenance menjadi lebih efisien dan efektif dengan CMMS!