7 Cara Memilih Software MES: Kriteria dan Checklist Vendor

Bayangkan pelanggan melaporkan masalah pada batch produksi tiga hari lalu. Supervisor harus menelusuri beberapa file Excel dan catatan shift untuk mengetahui mesin, operator, serta bahan baku yang terlibat. Proses ini memakan waktu dan menyulitkan penelusuran produksi.

Manufacturing Execution System (MES) membantu perusahaan memantau, mencatat, dan mengelola aktivitas produksi secara terintegrasi. Namun, memilih software MES membutuhkan evaluasi agar fitur, integrasi, dan biaya implementasinya sesuai dengan kebutuhan pabrik.

Bagaimana memilih MES yang tepat? Evaluasi tujuh kriteria utama: fitur, integrasi, kemudahan penggunaan, skalabilitas, keamanan, kesiapan vendor, dan total biaya kepemilikan (TCO).

Artikel ini membahas cara menilai setiap kriteria sebelum menentukan vendor MES.

Tujuh Kriteria Memilih Software MES

1. Apakah fiturnya menjawab masalah di lantai produksi?

Mulailah dari masalah, bukan dari daftar fitur. Satu pabrik masih mencatat output per shift di kertas. Pabrik lain sudah mencatat secara digital, tetapi tidak tahu mengapa lini 3 sering berhenti 10 menit di jam yang sama. Keduanya butuh MES, tetapi bukan fungsi yang sama.

Fungsi yang lazim dipertimbangkan:

• Production Planning: menyusun dan menyesuaikan jadwal produksi terhadap kapasitas dan ketersediaan material.

• Workflow digital: instruksi kerja dan checklist operator yang terisi langsung di lini.

• OEE: memantau Overall Equipment Effectiveness dari ketersediaan, performa, dan kualitas.

• Quality management: pencatatan inspeksi, cacat, dan ketidaksesuaian.

• Hasil dan limbah: pencatatan output, produk jadi, scrap, dan rework.

  
  

Tidak semuanya perlu hadir di hari pertama. Urutkan menurut masalah yang paling mahal. Kalau setiap bulan Anda kehilangan jam produksi karena downtime yang penyebabnya tidak tercatat, OEE dan pencatatan downtime naik ke puncak daftar.

Tindakan: tulis tiga masalah produksi paling mahal, lalu cocokkan satu per satu dengan fungsi yang ditawarkan vendor.

Pertanyaan untuk vendor: Apakah fitur ini mendukung proses produksi kami saat ini? Bisakah Anda menunjukkan alurnya dengan skenario nyata dari pabrik kami?

2. Seberapa baik MES terhubung dengan sistem dan mesin?

MES yang tidak berbicara dengan ERP dan mesin hanya menjadi pulau data baru.

Akibatnya, admin produksi mengetik angka yang sama dua kali: sekali di MES, sekali di ERP.

Periksa integrasi dengan:

• ERP: pertukaran data pesanan, material, dan informasi produksi sesuai pembagian tanggung jawab antarsistem.

• PLC dan SCADA: akses data mesin atau proses yang dibutuhkan untuk pemantauan produksi.

• Database dan sistem lain: sesuai kebutuhan operasi.

  
  

ISA-95, yang juga dikenal sebagai ANSI/ISA-95 atau IEC 62264, bisa menjadi acuan untuk menetapkan batas fungsi dan pertukaran informasi antara sistem bisnis dan sistem operasi manufaktur.

Jangan berhenti pada kalimat "kami mendukung integrasi". Minta penjelasan metode koneksi, kebutuhan middleware, format data, dan biaya tambahan. Lalu uji satu skenario: kalau koneksi ke PLC putus 20 menit, apakah data produksi selama itu hilang, atau tertahan lalu terkirim ulang?

Tindakan: buat daftar sistem yang wajib terhubung, lengkap dengan pemilik data di masing-masing sistem.

Pertanyaan untuk vendor: Sistem apa saja yang bisa terhubung? Apakah koneksinya perlu pengembangan khusus? Bagaimana data dikelola saat koneksi terganggu?

3. Apakah operator mau dan mampu memakainya?

MES dipakai operator, supervisor, tim quality, dan manajemen, dengan kebutuhan yang berbeda. Bayangkan operator harus melewati lima layar untuk mencatat satu hasil, sementara target shift mengejar. Pencatatan akan ditunda sampai akhir shift, dan data yang ditunda sering kali hanya perkiraan.

Perhatikan lima hal ini:

• Tampilan mudah dipahami dan relevan dengan pekerjaan masing-masing.

• Pencatatan tidak menambah langkah yang tidak perlu.

• Instruksi kerja dan input mengikuti alur operasional yang jelas.

• Hak akses sesuai tanggung jawab.

• Dashboard menampilkan informasi yang langsung bisa ditindaklanjuti.

  
  

Minta demo berdasarkan aktivitas pengguna yang sebenarnya. Libatkan operator dan supervisor dalam evaluasi, bukan hanya tim IT atau manajemen.

Tindakan: beri operator satu tugas utama saat demo, lalu catat berapa lama ia menyelesaikannya tanpa bantuan vendor.

Pertanyaan untuk vendor: Bisakah operator menyelesaikan tugas utamanya dengan alur sederhana? Berapa pelatihan yang dibutuhkan sebelum sistem dipakai secara konsisten?

4. Apakah sistem bisa tumbuh tanpa pengembangan besar?

Tahun depan Anda menambah satu lini kemasan atau mengganti mesin filling. Apakah MES ikut menyesuaikan lewat pengaturan, atau Anda harus membayar pengembangan baru? Kebutuhan produksi terus berubah, dan MES perlu mengikutinya.

Evaluasi apakah sistem memungkinkan Anda:

• Menambah lini atau area produksi secara bertahap.

• Mengonfigurasi alur kerja sesuai proses.

• Menambah fungsi ketika kebutuhan berkembang.

• Mengelola data dan pengguna dari beberapa lini atau lokasi, jika diperlukan.

• Memelihara sistem tanpa bergantung berlebihan pada kode khusus.

  
  

Bedakan konfigurasi dan kustomisasi. Konfigurasi memakai kemampuan yang sudah ada. Kustomisasi menuntut biaya, waktu pengembangan, dan pemeliharaan tambahan, dan bisa merepotkan saat sistem diperbarui.

Tindakan: tulis tiga perubahan yang hampir pasti terjadi dalam dua tahun ke depan, lalu minta vendor menunjukkan cara dan pelaksana tiap perubahan itu.

Pertanyaan untuk vendor: Perubahan apa yang bisa dilakukan administrator sendiri? Fitur mana yang perlu pengembangan khusus, dan bagaimana dampaknya pada biaya serta pembaruan sistem?

5. Seaman dan seandal apa sistemnya?

MES menyimpan hasil produksi, catatan kualitas, pemakaian material, dan performa mesin. Bayangkan jaringan pabrik terputus saat shift malam sedang berjalan. Apakah operator masih bisa bekerja, dan apakah data yang sudah dicatat tetap aman?

Hal yang perlu diperiksa:

• Hak akses berdasarkan peran.

• Audit trail aktivitas pengguna, jika dibutuhkan.

• Pencadangan dan pemulihan data.

• Ketersediaan sistem dan prosedur penanganan gangguan.

• Perlindungan komunikasi dan akses ke jaringan industri.

• Kebijakan penyimpanan, retensi, dan kepemilikan data.

  
  

Pertimbangkan juga model penerapannya: on-premise, cloud, atau gabungan. Pilih berdasarkan kebijakan IT/OT, kebutuhan akses, kondisi konektivitas pabrik, dan persyaratan keamanan perusahaan.

Tindakan: libatkan tim IT/OT sejak awal dan tuliskan persyaratan keamanan wajib sebelum demo pertama.

Pertanyaan untuk vendor: Di mana data disimpan dan siapa yang bisa mengaksesnya? Bagaimana pemulihan dilakukan jika terjadi gangguan? Apa tanggung jawab vendor dan perusahaan dalam menjaga keamanan sistem?

6. Seberapa siap vendor mendampingi sampai sistem dipakai?

Kualitas software saja tidak cukup. Bayangkan hari go-live: shift pagi mulai, tiga operator tidak bisa masuk ke sistem, dan Anda butuh orang yang bisa datang saat itu juga. Keberhasilan MES juga bergantung pada kemampuan vendor memahami proses manufaktur, merancang integrasi, mengelola perubahan, dan mendampingi pengguna.

Nilai vendor dari relevansi proyeknya, bukan dari jumlahnya. Periksa:

• Pengalaman pada proses atau industri yang serupa.

• Kemampuan menganalisis kebutuhan dan memetakan proses.

• Metode implementasi, pengujian, dan validasi hasil.

• Dokumentasi dan pelatihan pengguna.

• Dukungan teknis setelah sistem berjalan.

• Kejelasan ruang lingkup, jadwal, dan tanggung jawab tiap pihak.

Minta contoh proyek yang relevan atau referensi pelanggan, dan pastikan vendor menjelaskan cara menangani kendala serta perubahan kebutuhan selama proyek.

Tindakan: minta nama dan peran orang yang akan mendampingi implementasi, bukan hanya nama perusahaannya.

Pertanyaan untuk vendor: Siapa yang mendampingi implementasi? Apa deliverables di setiap tahap? Bagaimana serah terima, pelatihan, dan dukungan setelah go-live?

7. Berapa total biaya kepemilikan, dan apa manfaat yang bisa diukur?

Harga penawaran awal jarang mencerminkan biaya sebenarnya. Hitunglah Total Cost of Ownership (TCO), yaitu seluruh biaya untuk memperoleh, mengimplementasikan, memakai, dan memelihara sistem selama periode evaluasi.

Hubungkan biaya itu dengan target yang terukur: akurasi pencatatan produksi, waktu rekapitulasi manual, visibilitas OEE, atau kecepatan menelusuri data kualitas. Tetapkan kondisi awal (baseline), target, periode evaluasi, dan metode pengukuran sebelum implementasi. Kalau hari ini rekap produksi harian menyita dua jam kerja admin, catat angka itu dulu agar bisa dibandingkan setelah MES berjalan.

Hati-hati dengan angka ROI atau periode pengembalian investasi dari vendor. Periksa asumsinya dan pastikan cocok dengan kondisi pabrik Anda.

Tindakan: minta vendor merinci penawaran per komponen di atas, termasuk yang tidak termasuk dalam harga.

Pertanyaan untuk vendor: Apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam penawaran? Bagaimana biaya berubah saat sistem diperluas? Metrik apa yang bisa dipakai untuk menilai manfaat implementasi?

Lima Tanda Bahaya Saat Mengevaluasi Vendor MES

• Demo memakai data contoh generik dan menolak skenario dari pabrik Anda.

• Jawaban soal integrasi hanya "bisa", tanpa metode, format data, atau estimasi pekerjaan.

• Hampir setiap kebutuhan dijawab dengan kustomisasi.

• Tidak ada referensi pelanggan dengan proses yang sejenis.

• Penawaran tidak menjelaskan apa yang termasuk dan tidak termasuk.

Cara Membandingkan Vendor MES dengan Adil

Bandingkan semua vendor dengan kriteria dan skala yang sama. Beri nilai dari bukti yang Anda lihat sendiri, yaitu demo, dokumen, dan referensi pelanggan, bukan dari klaim saat presentasi.

Rumusnya: skor tertimbang = (nilai ÷ 5) × bobot. Vendor yang mendapat nilai 4 untuk integrasi dengan bobot 20 poin memperoleh 4 ÷ 5 × 20 = 16 dari 20 poin.

Contoh berikut hipotetis. Bobot dan nilainya hanya untuk memperlihatkan cara menghitung, dan total bobot harus 100.

Vendor B unggul tiga poin. Tetapi misalkan integrasi dengan ERP Anda adalah syarat wajib, dan Vendor B hanya bisa memenuhinya lewat pengembangan khusus yang belum disepakati. Skor 80 tidak menolong. Skor tinggi tidak boleh menutupi kekurangan di syarat wajib, seperti ketidakmampuan mengintegrasikan sistem kritis atau persyaratan keamanan yang tidak terpenuhi.

Gunakan hasilnya untuk menyusun daftar pendek, bukan untuk menjatuhkan pilihan akhir.

Lima Langkah Proses Seleksi MES

Setelah kriteria jelas, jalankan seleksi secara bertahap.

1. Petakan masalah dan kebutuhan produksi. Tentukan kendala yang ingin diselesaikan, siapa penggunanya, dan proses mana yang menjadi prioritas.

2. Susun daftar kebutuhan wajib dan tambahan. Pisahkan yang harus ada sejak awal dari yang bisa menyusul di tahap berikutnya.

3. Nilai beberapa vendor dengan kriteria yang sama. Pakai dokumen kebutuhan, matriks penilaian, dan daftar pertanyaan yang konsisten.

4. Lakukan demo berbasis skenario nyata. Minta vendor menunjukkan alur produksi, pencatatan kualitas, integrasi, dan kondisi pengecualian yang relevan, misalnya saat mesin berhenti di tengah batch.

5. Validasi ruang lingkup, biaya, dan rencana implementasi. Sepakati tanggung jawab, kebutuhan infrastruktur, jadwal, dukungan, dan kriteria keberhasilan sebelum kontrak ditandatangani.

Untuk bacaan lanjutan, ISA menerbitkan buku MES Guide for Executives: Why and How to Select, Implement, and Maintain a Manufacturing Execution System. Menurut halaman produknya, buku itu membahas pemilihan MES, hal yang perlu diantisipasi saat implementasi dan awal penggunaan, penerapan satu MES di banyak lokasi, serta pertimbangan ROI.

Kesimpulan

Memilih software MES berarti menimbang tujuh hal sekaligus: kesesuaian fitur, integrasi, kemudahan bagi operator, skalabilitas, keamanan, kesiapan vendor, dan total biaya kepemilikan. Vendor yang tepat bukan yang fiturnya terbanyak. Vendor yang tepat menjawab masalah pabrik Anda, membuktikannya lewat demo, dan menawarkan rencana implementasi yang realistis.

Mulailah dari satu langkah kecil: tulis tiga masalah produksi paling mahal, lalu minta dua atau tiga vendor menunjukkan cara mereka menyelesaikannya. Bukan cara mereka menampilkan dashboard.

Machine Vision Indonesia menyediakan software MES yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan operasional manufaktur, dengan modul seperti Production Planning, Workflow & Process Management, OEE, dan Quality Management System. Sistemnya dapat diterapkan di cloud maupun on-premise.

Sedang mempertimbangkan MES untuk pabrik Anda? Diskusikan kebutuhan produksi, prioritas digitalisasi, dan pendekatan implementasinya bersama tim kami.

FAQ tentang Pemilihan Software MES

Bagaimana cara memilih software MES yang tepat?

Mulai dari masalah produksi, tetapkan kebutuhan fungsional dan teknis, lalu bandingkan vendor dengan tujuh kriteria: fitur, integrasi, kemudahan penggunaan, skalabilitas, keamanan, dukungan implementasi, dan total biaya kepemilikan.

Apa saja yang perlu ditanyakan kepada vendor MES?

Fitur yang cocok dengan proses Anda, kompatibilitas dengan sistem dan mesin, kebutuhan kustomisasi, keamanan data, tahapan implementasi, dukungan setelah go-live, serta rincian biaya awal dan berulang. Minta bukti lewat demo berbasis skenario pabrik Anda.

Apakah software MES harus terintegrasi dengan ERP?

Tidak semua implementasi butuh tingkat integrasi yang sama. Tetapi jika Anda perlu menyelaraskan pesanan, material, atau pelaporan produksi dengan ERP, tentukan mekanisme pertukaran data dan pembagian tanggung jawab antarsistem sejak tahap perencanaan.

Berapa biaya implementasi software MES?

Bergantung pada cakupan modul, jumlah lini atau fasilitas, kompleksitas proses, kebutuhan integrasi, kustomisasi, infrastruktur, dan dukungan yang disepakati. Karena itu bandingkan total biaya kepemilikan, bukan hanya harga lisensi awal.

Apakah MES bisa diterapkan secara bertahap?

Bisa, jika arsitektur dan ruang lingkupnya direncanakan untuk itu. Mulailah dari lini atau proses prioritas, evaluasi hasilnya, lalu perluas berdasarkan kebutuhan dan kesiapan operasional.