Search
  • Machine Vision Indonesia

6 Tips Menyiapkan Checklist Preventive Maintenance



Preventive maintenance, sebuah kegiatan pemeliharaan yang dijadwalkan rutin untuk mencegah breakdown mesin. Secara teori memang terlihat sederhana, namun realita di lapangan seringkali tidak semudah apa yang dipelajari saat mengikuti pelatihan.


Pemeliharaan preventif dalam pratiknya bisa menjadi kompleks karena banyak data yang harus dikumpulkan dan dianalisa. Misalnya saat harus memperbaiki atau mengganti spare part satu mesin, seorang teknisi membutuhkan data historis seperti kapan terakhir kali terjadi downtime, kapasitas produksi mesin, keabnormalan yang pernah terjadi, dan data-data lainnya.


Untuk menjadikan program preventive maintenance lebih efisien, maka setiap program harus didefinisikan dengan jelas, dengan kegiatan pemeliharaan yang terdokumentasi dengan baik untuk setiap peralatan agar tidak ada tahap atau bagian yang terlewat. Ini juga harus ditinjau dan disesuaikan secara teratur jika diperlukan. Agar memudahkan hal tersebut, Anda bisa membuat checklist preventive maintenance. Checklist ini berisi rincian tugas-tugas yang harus diselesaikan teknisi sesuai SOP selama kegiatan pemeliharaan berlangsung.


Apa keuntungan checklist preventive maintenance?

Sama seperti kegiatan lain, memiliki checklist jauh lebih memudahkan dan menguntungkan. Checklist memastikan seluruh rutinitas maintenance tidak ada yang terlewatkan. Kegiatan pemeliharaan preventif yang dijalankan dengan baik mampu memberi perusahaan 545% ROI. Keuntungan lain yang bisa dirasakan perusahaan dengan adanya checklist preventive maintenance diantaranya:


Peningkatan produktivitas melalui standarisasi

Adanya checklist mampu menstandarisasi alur kerja para teknisi dengan menguraikan langkah-langkah yang harus diambil selama menjalankan kegiatan pemeliharaan. Standarisasi yang sesuai SOP ini mampu meningkatkan produktivitas, membantu karyawan baru melakukan pekerjaan dengan benar dengan pengawasan minimal, memudahkan satu teknisi untuk terjun dan menyelesaikan pekerjaan yang dimulai orang lain, dan, yang paling penting, meningkatkan kualitas keseluruhan pekerjaan.


Pemecahan masalah yang efisien

Kasus pemeliharaan hampir selalu tentang pemecahan masalah. Checklist membantu penyelesaian masalah jadi lebih efisien. Ketika Anda mengetahui rencana pemeliharaan setiap peralatan serta siapa yang bertanggung jawab untuk itu, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi mengapa ada yang tidak beres. Lebih sedikit alasan untuk dipertanggungjawabkan berarti lebih sedikit waktu yang harus dihabiskan seseorang untuk pemecahan masalah.


Meningkatkan keamanan

Salah satu alasan utama untuk menerapkan checklist predictive maintenance adalah fakta bahwa daftar tersebut mengurangi dampak human error. Dengan menghilangkan kebutuhan untuk mengingat setiap langkah dari setiap inspeksi, kegiatan pemeliharaan preventif yang dilakukan akan lebih konsisten karena tugas-tugas penting cenderung tidak ditinggalkan.


Jadwal pemeliharaan preventif yang efektif juga membantu menghindari kegagalan peralatan dan mesin.Tidak hanya dapat menunjukkan penurunan produktivitas, tetapi juga risiko keselamatan yang mungkin bisa berbahaya bagi karyawan karena di dalam checklist tersebut juga berisi instruksi keselamatan penting yang meminimalkan kemungkinan cedera.


Perencanaan maintenance yang lebih baik

Karena ada daftar langkah yang jelas yang harus diikuti setiap orang, jauh lebih mudah untuk memperkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan seorang teknisi untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka. Ini berarti bahwa manajer maintenance akan lebih mudah menjadwalkan dan mengelola pekerjaan pemeliharaan.


Peningkatan reliabilitas aset

Dari seluruh keuntungan memiliki checklist predictive maintenance, semuanya bermuara pada manfaat inti yaitu peningkatan reliabilitas aset. Dengan adanya checklist, teknisi cenderung tidak akan melewatkan tahapan dan item selama inspeksi.


Persiapan membuat checklist preventive maintenance

Sebelum membuat checklist, pastikan Anda sudah menyiapkan beberapa hal berikut:

  • Daftar aset yang memerlukan pemeliharaan preventif, terutama jika di pabrik Anda memiliki banyak mesin dan peralatan

  • Kumpulkan buku manual yang diberikan oleh OEM atas aset-aset yang sudah Anda catat sebelumnya

  • Audit log pemeliharaan aset karena seiring waktu, mesin dan peralatan tersebut akan memerlukan perlakuan berbeda. Hal ini bisa jadi karena msin pernah rusak atau karena penggunaan sparepart yang tidak sesuai.


Ketika Anda sudah menyiapkan seluruh dokumen yang diperlukan, kini saatnya mulai menyusun checklist yang dibutuhkan. Dalam membuat checklist terutama untuk kegiatan dengan kemungkinan bahaya yang cukup tinggi, elemen keselamatan harus menjadi prioritas utama. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti saat akan menyusun checklist preventive maintenance.


1. Tentukan tujuan maintenance

Apakah kegiatan maintenance dilakukan untuk mengurangi biaya, memperpanjang lifetime aset atau mengurangi jumlah produk cacat, Anda harus menentukan di awal agar proses pembuatan checklist bisa disesuaikan.


2. Prioritaskan keamanan

Kegiatan pemeliharaan bisa jadi memiliki risiko tinggi. Selalu pastikan instruksi pemeriksaan keamanan berada di langkah pertama. Instruksi keamanan bisa berupa teknisi harus mematikan mesin, larangan merokok, peringatan peralatan mudah terbakar, atau pemakaian APD.


3. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas namun detail

Checklist yang jelas dan rinci akan memastikan para teknisi selalu melakukan setiap tahap dengan benar. Namun pastikan bahasa yang digunakan jelas dan ringkas. Tidak perlu menjabarkan dalam bentuk paragraf, cukup satu atau dua kalimat singkat.


4. Tambahkan keterangan visual

Adanya keterangan visual seperti gambar, diagram ataupun video bisa membantu memperjelas instruksi dalam checklist yang Anda buat. Foto atau diagram peralatan dan komponennya dapat membantu para teknisi lebih cepat memahami apa yang harus dilakukan.


5. Lakukan pembaharuan berkala

Meskipun Anda sudah membuat checklist preventive maintenance yang lengkap, bukan berarti setelah dibuat lalu dibiarkan begitu saja. Checklist tersebut harus tetap diupdate karena adanya beberapa alasan seperti

  • Perubahan kondisi aset setelah pemakaian beberapa waktu atau setelah terjadi keabnormalan

  • Masalah yang pernah terjadi di departemen maintenance sehingga terdapat best practice baru

  • Adanya pembaruan SOP

  • Adanya perubahan proses produksi yang menyebabkan aktivitas mesin ikut berubah


6. Bentuk kebiasaan mematuhi checklist

Biasanya setelah checklist disusun sedemikian rupa, Anda harus mensosialisasikan kepada para teknisi agar mereka membiasakan diri untuk menggunakannya dengan benar. Meskipun terkadang ada penolakan karena checklist dianggap ribet, Anda tetap harus meluangkan waktu untuk melatih mereka dan menjelaskan pentingnya checklist tersebut dibuat.


Bagaimana CMMS mempermudah maintenance

Di era digital seperti hari ini, banyak teknologi yang bisa dipilih untuk memudahkan kegiatan pemeliharaan di pabrik, salah satunya melalui implementasi CMMS atau Computerized Maintenance Management System. CMMS adalah sebuah software yang memusatkan informasi pemeliharaan dan memfasilitasi proses operasi pemeliharaan. Jadi Anda tidak perlu lagi membuat checklist preventive maintenance terpisah atau yang lebih parah, melewatkan jadwal pemeliharaan. Kemudahan-kemudahan yang bisa Anda rasakan ketika menggunakan CMMS dari Machine Vision meliputi:


Digitalisasi work order

CMMS mendigitalkan work order dari berbasis kertas maupun excel menjadi satu software. Keuntungan work order digital yang juga berisi checklist preventive maintenance ini memastikan bahwa tiap langkah pemeliharaan dikerjakan dan tiap data diinput dengan digital form oleh teknisi. Hal ini karena form tersebut sudah dirancang agar teknisi harus menyelesaikan satu tahap atau menginput data sebelum bisa melanjutkan ke tahap berikutnya


Manajemen jadwal maintenance

Tidak akan ada lagi jadwal pemeliharaan yang terlambat atau terlewat. Dengan CMMS dari Machine Vision, waktu pemeliharaan untuk setiap aset bisa dijadwalkan di awal. Kemudian Anda dan teknisi lain yang bertanggung jawab akan selalu menerima pengingat ketika jadwal pemeliharaan sudah dekat.


All-in-one data

Seluruh data aset, spare-part, histori pemeliharaan hingga laporan kondisi aset, semua berada dalam satu platform sehingga akan memudahkan Anda dan tim mengelola sumber daya yang ada. Bayangkan jika data-data tersebut berada di tempat berbeda, berapa banyak waktu yang terbuang jika Anda sedang butuh banyak data untuk membuat laporan.


Manfaat lain dari data yang terkumpul di satu tempat yaitu, departemen Anda akan lebih mudah jika ingin melakukan continuous improvement atau perbaikan berkelanjutan.


Mengelola checklist maintenance

Maintenance merupakan aktivitas yang krusial untuk rutin dilakukan. Maintenance yang buruk dapat mengurangi 5%-20% kapasitas produksi pabrik secara keseluruhan. Adanya checklist akan sangat membantu efektivitas kegiatan pemeliharaan, dan tentunya dari segi cost-saving. Namun checklist yang telah dibuat akan percuma jika tidak diimplementasikan dengan benar dan tidak ditanamkan sebagai kebiasaan bagi para teknisi.


CMMS dari Machine Vision akan memudahkan departemen maintenance di perusahaan Anda untuk menanamkan kebiasaan dan memastikan para teknisi mematuhi checklist yang telah dibuat, yang akhirnya mampu membantu peningkatan produktivitas di shopfloor secara signifikan. Telusuri lebih lanjut CMMS dari Machine Vision lewat link berikut https://www.machinevision.global/mv-cmms atau hubungi tim kami untuk mencoba demo CMMS sesuai kondisi perusahaan.

Ready to digitally transform your company? 

Discuss with us how our solution enables future digital growth in your company 

Screenshot_2022-11-14_at_11.54.24_AM-removebg-preview.png