Business continuity plan (BCP) merujuk pada sebuah proses perencanaan untuk mengembangkan sebuah sistem agar bisnis bisa tetap berjalan ketika berhadapan dengan ancaman seperti kebakaran, bencana alam, cyber criminal, krisis ekonomi, bahkan pandemi seperti yang terjadi saat ini. Sebuah BCP berisi langkah dan prosedur yang mencakup seluruh elemen bisnis (proses bisnis, MSDM, aset, dan lain-lain), yang harus dilaksanakan ketika dihadapkan oleh disrupsi.
Penyusunan BCP harus dilakukan oleh semua jenis bisnis dengan berbagai ukuran agar bisa tetap kompetitif. Kemampuan perusahaan menangani masalah dengan efektif dapat memberi dampak positif terhadap reputasi perusahaan serta nilai pasar, yang akan meyakinkan pelanggan untuk tetap melakukan bisnis dengan perusahaan anda. Mari kita ambil contoh perusahaan manufaktur padat karya. Ketika pandemi seperti COVID-19 terjadi, ada protokol yang harus dilakukan perusahaan salah satunya membatasi jumlah orang dalam satu ruangan sebagai bentuk physical distancing. Bagaimana perusahaan bisa tetap running dengan optimal? Apakah membagi karyawan ke dalam shift? Mengurangi kapasitas produksi? Atau melakukan transformasi digital?
Seiring penyebaran COVID-19 yang meluas dan perubahan drastis yang terjadi di tempat kerja, perusahaan harus menemukan cara untuk tetap running sembari memastikan keamanan dan kesehatan karyawan serta pelanggan. Satupun dari kita tidak tahu kapan pandemi ini berakhir, maka dari itu perencanaan BCP yang baik menjadi vital agar core bisnis bisa tetap terlaksana. Belum terlambat bagi bisnis yang belum memiliki perencanaan menghadapi pandemi untuk mulai menyusun BCP.
Sebelum membuat perencanaan
Sebelum menyusun BCP, anda harus memahami kondisi pandemi yang terjadi dan juga mendiskusikan kondisi internal perusahaan dengan manajer, perwakilan pekerja serta eksekutif senior lainnya. Perlu diingat, membuat perencanaan darurat merupakan sebuah pekerjaan kolaboratif yang melibatkan seluruh elemen mulai dari HR hingga operasional.
Mengembangkan perencanaan
Dalam mengembangkan perencanaan, anda harus membuat skala prioritas mengenai tingkatan dampak dan risiko yang terjadi mulai dari yang terendah hingga tertinggi. Kemudian menentukan otoritas, pemicu dan prosedur implementasi sehingga setiap orang memiliki serangkaian tanggung jawab yang telah ditentukan. Masing-masing orang wajib tahu apa peran mereka dan bagaimana melaksanakan berbagai bagian dari rencana tersebut.
Identifikasi masalah
Pada fase ini, anda perlu mengetahui semua jenis permasalahan dan dampak yang akan perusahaan anda hadapi. Identifikasi aktivitas kritis yang akan sangat terdampak beserta input untuk mempertahankannya. Pertimbangkan segala jenis masalah mulai dari karyawan, finansial, supply chain, kondisi pasar, kebutuhan konsumen, hingga partner bisnis.
Dengan mengimplementasikan Business Impact Analysis (BIA), anda dapat memperoleh kejelasan tentang setiap potensi ancaman yang mungkin terjadi.
Pemilihan solusi
Seorang pemimpin harus tahu bagaimana bisnis mereka akan tetap beroperasi jika mereka harus beradaptasi dengan tenaga kerja yang berkurang, biaya yang ditekan, atau tetap menjalankan bisnis dengan memprioritaskan kesehatan dan keselamatan karyawan. Misalnya mengatasi tenaga kerja yang berkurang, salah satunya bisa dilakukan yakni dengan cross-train atau memberikan pelatihan bagi karyawan untuk bisa mengerjakan pekerjaan rekan kerja dan atasan mereka. Sehingga ketika sewaktu-waktu terjadi masalah, mereka tahu apa yang harus dilakukan. Atau mengalihkan produksi ke barang yang dibutuhkan pasar.
Menyusun kebijakan
Setelah mengidentifikasi permasalahan serta pengukuran solusi yang mungkin terjadi, perusahaan harus menyusun kebijakan yang fleksibel agar tetap tercipta ketahanan atau resilience dalam perusahaan ketika menghadapi ancaman.
Yang terpenting dari BCP ini adalah bagaimana membangun mental untuk survive, bertahan di tengah krisis namun tetap fokus memberikan pelayanan yang optimal pada pelanggan.
Referensi:
Business Continuity Planning: Responding to an Influenza Pandemic, Department of Business, Enterprise and Innovation, Ireland
